Optimiza tu Tiempo: La Guía Avanzada de Google Calendar

Calendar

Con Google Calendar, programa rápidamente reuniones y eventos y obtén recordatorios de las próximas actividades, para que siempre sepas qué sigue. Calendar está diseñado para equipos, así que comparte fácilmente tu agenda con otros y crea múltiples calendarios que tú y tu equipo puedan usar juntos.

Configura tu calendario para Google Workspace

Personaliza tu semana laboral

Elige cuántos días ves

Después de elegir una vista nueva, esta se convertirá en tu vista predeterminada hasta que la cambies.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• En la parte superior derecha, elige un tipo de vista:
  1. Día
  2. Semana
  3. Mes
  4. Año
  5. Agenda
  6. 4 días

Personaliza aún más tu vista de Calendar

Configura el inicio de tu semana de calendario, define una vista personalizada y utiliza un calendario alternativo.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• En la parte superior derecha, haz clic en Configuración.
• A la izquierda, haz clic en Opciones de vista.
• Elige tu configuración. Los cambios se guardan automáticamente.

Importante: Los calendarios uno al lado del otro no funcionarán para la vista de semana o mes en Google Calendar.

Establece tu horario de trabajo

Si prefieres no ser invitado a eventos fuera de tu horario laboral, puedes ajustar la configuración de Google Calendar para que los organizadores sepan que deben reprogramar un evento para un mejor momento.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• En la parte superior derecha, haz clic en Configuración.
• A la izquierda, debajo de “General”, haz clic en Horario laboral.
  • Consejo: Si tu administrador tiene activada la ubicación de trabajo, puedes hacer click en Horario y ubicación de trabajo. 
• En la sección “Horario laboral”, haz clic en Habilitar horario laboral.
• Selecciona los días que trabajas y luego las horas que trabajas.
• Puedes dividir las horas que trabajas según tu disponibilidad.
  • Para agregar más de un período de tiempo a tu día laboral, junto a un día de la semana, haz clic en Agregar añadir.
  • Para eliminar un período de tiempo, haz clic en Eliminar Eliminar.

Establece tu ubicación de trabajo

Informa a las personas qué días estás en la oficina y cuándo trabajas de forma remota.

Especifica las ubicaciones de trabajo

• En tu computadora abre Google Calendar.
• En la parte superior derecha, haz clic en Configuración.
• A la izquierda, debajo de “General”, haz clic en Horario y ubicación de trabajo.
• Selecciona los días que trabajas. 
• Junto a cada día, ingresa una ubicación de trabajo.

Consejo: Para indicar tu lugar de trabajo, selecciona un día en tu calendario y haz clic en la sección de ubicación.

Administra tus notificaciones de eventos

Establece preferencias para todos tus calendarios

• En Calendar, haz clic en Configuración y luego en Configuración.
• A la izquierda, debajo de General, haz clic en Configuración de notificaciones.
• Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
  • Apagado
  • Notificaciones de escritorio
  • Alertas
• (Opcional) Para configurar un sonido para tus notificaciones entrantes, marca la casilla Reproducir sonidos de notificación.
• (Opcional) Para administrar tus notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario y luego en Otras notificaciones.
• Para cada opción, selecciona Ninguna o Correo electrónico.
• Cambia las preferencias para un calendario

Puedes cambiar las preferencias de notificación para calendarios específicos de tus propios calendarios.

• Abre Google Calendar.
• En la parte superior derecha, haz clic en Configuración.
• A la izquierda, debajo de “Configuración de mis calendarios”, haz clic en el calendario que deseas cambiar y luego en Configuración del calendario.
• Debajo de “Notificaciones de eventos” y “Notificaciones de eventos de todo el día”:
  • Frecuencia y método: Define si prefieres recibir notificaciones (en pantalla) o correos electrónicos, y con qué anticipación deseas las alertas.
  • Agregar notificación: Incorpora nuevos tipos de avisos según tus necesidades.
  • Eliminar notificación: Suprime aquellas notificaciones que ya no requieras.

Programa un evento con compañeros de trabajo

Crea un evento.

• Programa el evento y añade invitados.
• En tu computadora abre Google Calendar.
  • Opcional: Para agregar invitados a tu evento
    1. A la izquierda, haz clic en Buscar personas
    2. Comienza a escribir los nombres de tus invitados.
• Haz clic en cualquier hora del calendario que no tenga ya un evento programado.
• Añade un título al evento y cualquier detalle del evento para después Guardar.

Consejo: Para programar un evento de mayor duración en el calendario, mantén presionado el botón del ratón y arrastra el cursor hacia abajo al seleccionar el bloque de horas deseado.

Compara los calendarios de los invitados para encontrar una hora.

Puedes ver los calendarios de los invitados uno al lado del otro cuando creas un evento, para encontrar una hora en la que todos estén disponibles:

• Ve a Configuración 
• Selecciona Opciones de vista
• Activa la opción “Ver calendarios uno al lado del otro” en la vista de día.

Añade una sala a un evento.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• Crea un evento nuevo o abre uno existente.
  • Para modificar un evento existente, selecciona la opción “Editar evento”.

• Importante: Si tu organización tiene acceso a Salas:
  • Haz clic en Salas
  • Aquí puedes elegir entre las salas sugeridas o buscar un nuevo recurso.
  • Haz clic en las salas o recursos que quieras añadir.
• Haz clic en Guardar.

Consejo: Puedes reservar más de una sala para un evento.

Adjunta una agenda.

Calendar puede crear una agenda por ti, o puedes adjuntar una agenda existente a tu evento.

Crea una agenda para un evento nuevo.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• Crea un evento.
• Opcional: Introduce el título, la hora, los invitados y otros detalles.
  • Haz clic en Añadir descripción o archivos adjuntos
  • Crear notas de la reunión 
  • Guardar.
    • Tus notas de la reunión, rellenadas previamente con los detalles del evento, se adjuntan a tu evento y se comparten con tus invitados, incluidos los que están fuera de tu organización.

Crea o adjunta una agenda a un evento existente.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• Selecciona una opción:
  • Haz clic en un evento 
  • Tomar notas de la reunión.
    • Se adjuntan a tu evento las notas de la reunión rellenadas previamente con los detalles del evento.
  • Para adjuntar un documento a un evento
    • Haz clic en el evento deseado.
    • Selecciona “Menú”.
    • Elige la opción “Adjuntar un documento”.
      • Las notas de la reunión que hayas seleccionado se adjuntarán al evento.

• Las notas de la reunión se abren en una ventana nueva. A la derecha, haz clic en Compartir.

Añade videoconferencias.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• Crea un evento o abre un evento ya existente.
  • Para eventos nuevos, haz clic en Más opciones.
  • Para eventos ya existentes, haz clic en Editar.
• En el evento, busca el campo de videoconferencia.
  • Para eliminar una videoconferencia existente, haz clic en Eliminar.
  • Para añadir una videoconferencia, haz clic en Añadir videoconferencia.
• Haz clic en Guardar.

Consejo: Para evitar unirte a reuniones con códigos vencidos y para una mejor planificación de futuras reuniones, verifica la fecha de caducidad de los códigos de las reuniones.

Invita a más personas a tu evento.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• Haz clic en un evento 
• Editar evento.
• Para invitar a personas a un evento, escribe su nombre en la sección de Invitados y selecciónalo de tus contactos. Si la persona no está en tu lista de contactos, puedes ingresar su dirección de correo electrónico para enviarle una invitación.
  • Para designar a un asistente como opcional, localiza su nombre y haz clic en la opción “Marcar como opcional” que se muestra junto a él, en la sección de Personas.
    • Si el ícono está oculto, puedes visualizarlo al situar el cursor directamente sobre el nombre del invitado.
• Cuando termines de editar tu evento, haz clic en Guardar.

Cancela o restaura un evento.

Elimina un evento para cancelarlo.

Si creas un evento, puedes eliminarlo. Esto elimina el evento de tu calendario y de los calendarios de todos los demás invitados.

• En tu computadora abre Google Calendar.
• Haz clic en el evento que quieras eliminar.
• Haz clic en Eliminar evento Eliminar.

Restaura un evento.

Tienes aproximadamente 30 días para restaurar un evento que eliminaste por error.

• Abre Google Calendar.
• En la sección superior derecha, haz clic en el menú Configuración 
• Haz clic en Papelera. Aquí encontrarás los eventos eliminados de este calendario.
  • Evento individual: Junto al evento que deseas restaurar, selecciona la opción “Restaurar”.
  • Múltiples eventos: Encima del listado de eventos eliminados, elige “Restaurar todo lo seleccionado”.

Responder a invitaciones de eventos

Responde a una invitación

Cuando recibas una invitación a un evento, esta aparecerá en tu calendario. Si estás suscrito a las notificaciones por correo, las puedes recibir también en tu bandeja de entrada. Si usas Gmail, puedes responder a la invitación directamente desde el correo electrónico.

• Abre el correo electrónico de invitación o el evento en tu calendario.
• Haz clic en “Sí”, “No” o “Quizás”.
• Si haces clic en “Sí”, puedes:
  • Actualizar automáticamente cómo te unirás a la reunión:
    • Sí, en una sala de juntas, cuando te unes desde la oficina.
    • Sí, uniéndote virtualmente, cuando te unes desde otra ubicación.
  • Actualizar manualmente cómo te unes a una reunión:
    • Haz clic en la flecha hacia abajo.
    • Selecciona tu método de unión preferido.

Responde a una invitación reenviada

Los invitados pueden reenviar un enlace de reunión a otras personas. Si alguien intenta unirse y no fue invitado al evento del Calendario, un participante de la reunión de tu organización debe aceptar su solicitud. Si te llega una invitación a través de un correo electrónico reenviado, tienes la opción de contestar directamente desde ese mismo correo.

• En Gmail, señala el correo electrónico y haz clic en “RSVP”. 
• Haz clic en tu respuesta.

Propón o revisa nuevas horas de reunión

Los invitados pueden proponer una nueva hora de reunión, que el organizador puede revisar y, opcionalmente, aceptar.

Propón una nueva hora (como asistente)

• En tu calendario, haz clic en el evento.
• Junto a “Quizás”, haz clic en la flecha hacia abajo.
• Clic en Propón una nueva hora.
• Selecciona una hora o día diferente.
  • Consejo: También puedes añadir un mensaje a tu hora propuesta.
• Haz clic en “Enviar Propuesta”.
• Nota: Si tienes permisos de edición otorgados por el organizador, puedes cambiar la hora de un evento directamente, sin necesidad de sugerir un nuevo horario.

Revisa las horas propuestas (como organizador)

• En tu calendario, selecciona un evento que tenga un ícono de reloj.
• Debajo de “Invitados”, busca las horas sugeridas.
• Debajo de la propuesta de hora que quieras revisar, haz clic en “Revisar hora propuesta”.
• Para cambiar el evento a la hora propuesta, haz clic en “Guardar”.

Cómo funcionan las horas propuestas

• Las propuestas no están disponibles para eventos grandes (más de 200 invitados) ni para eventos que duran todo el día.
• Todos los invitados pueden proponer una nueva hora. Los organizadores no pueden proponer una nueva hora.
• En una computadora, en la configuración de Google Calendar, si los organizadores activan “Respuestas a eventos”, recibirán notificaciones por correo electrónico de las propuestas.

Personaliza las notificaciones para un evento

Para un evento importante que no quieres perderte, personaliza cómo recibes las notificaciones, solo para ese evento:

• Abre Google Calendar. 
• Haz clic en el evento y luego en “Editar evento”.
• Junto a “Notificaciones”:
  • Configuración de notificaciones: define si prefieres recibir notificaciones o correos electrónicos y con qué frecuencia quieres que se te avise con antelación.
  • Para agregar una notificación diferente: Selecciona “Añadir notificación”.
  • Para eliminar una notificación: Haz clic en “Eliminar”.
• En la parte superior de la página, haz clic en “Guardar”.
  • Consejo: Puedes elegir que se te notifique por correo electrónico, alerta de escritorio o ambos. Los cambios que realices no afectarán a nadie más que esté invitado al evento.