Google Vault es un servicio en la nube que permite a las organizaciones gestionar de forma segura los datos de Google Workspace. Funciona como un archivo inteligente, no como una solución de respaldo tradicional, asegurando que la información crítica esté protegida, sea accesible para fines legales y de cumplimiento, y se gestione según las políticas empresariales.
Funcionalidades Clave:
- Retención de Datos: Permite establecer políticas personalizadas para conservar datos de aplicaciones de Google Workspace por el tiempo necesario, incluso si los usuarios los eliminan. Esto es vital para el cumplimiento de normativas de la industria.
- Retenciones Legales (Holds): En situaciones de litigio o investigación, se pueden aplicar retenciones a datos de usuarios específicos. Esta función protege indefinidamente la información relevante, evitando su eliminación o modificación.
- Búsqueda y eDiscovery: Ofrece herramientas de búsqueda avanzada para localizar rápidamente correos electrónicos, archivos de Drive, chats y otros datos archivados, facilitando las investigaciones internas y respuestas a solicitudes legales.
- Exportación: Los datos encontrados pueden exportarse en formatos estándar para su análisis por equipos legales o auditores.
- Informes de Auditoría: Proporciona un registro detallado de toda la actividad en Google Vault, incluyendo búsquedas y exportaciones, lo que es esencial para demostrar el cumplimiento normativo.
¿Por qué es indispensable Google Vault para su empresa?
Archivar datos es crucial para la seguridad, el cumplimiento y la preparación ante imprevistos.
- Cumplimiento Normativo y Legal: Ayuda a las empresas a adherirse a regulaciones estrictas como el RGPD o la Ley Sarbanes-Oxley, que exigen la conservación y gestión adecuada de datos electrónicos. Facilita el descubrimiento electrónico (eDiscovery), agilizando la recopilación de información en caso de demandas o investigaciones.
- Protección de Datos y Amenazas Internas: Aunque no es una solución de respaldo para recuperación ante desastres, Vault protege contra la eliminación accidental o maliciosa de datos por parte de empleados, asegurando que una copia permanezca archivada.
- Propiedad Intelectual y Continuidad del Negocio: Protege la propiedad intelectual al archivar comunicaciones y documentos, manteniendo un registro histórico. En caso de que un empleado deje la empresa, sus datos permanecen accesibles, garantizando la continuidad del conocimiento y proyectos.
Compatibilidad con Datos de Google Workspace:
Google Vault puede archivar datos de una amplia gama de aplicaciones de Google Workspace, incluyendo:
- Gmail: Correos electrónicos y archivos adjuntos.
- Google Drive: Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos y otros archivos.
- Google Chat: Mensajes de chat (si el historial está activado).
- Google Meet: Grabaciones, registros de chat, preguntas y respuestas, y encuestas.
- Grupos de Google: Mensajes de los grupos.
- Google Voice para Google Workspace: Mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, y registros de llamadas.
- Sitios de Google (nuevos): Contenido de los sitios.
- Google Calendar: Eventos y adjuntos.
Disponibilidad y Precios:
Google Vault está incluido sin costo adicional en las siguientes ediciones de Google Workspace:
- Business Plus
- Enterprise Standard y Enterprise Plus
- Todas las ediciones de Education
- Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus (para dominios verificados)
- G Suite Business
Para las ediciones de Google Workspace que no lo incluyen, como Business Starter y Business Standard, puede adquirirse como un complemento por un costo adicional por usuario al mes.
En el entorno empresarial actual, donde los datos son un activo valioso y un riesgo potencial, un archivado adecuado es fundamental. Google Vault ofrece una solución robusta y fácil de usar para proteger la información crítica de su empresa, cumplir con las obligaciones legales y normativas, y mantener el control sobre sus datos.
