Llevar la automatización corporativa al siguiente nivel exige conectar las aplicaciones del trabajo diario con las herramientas externas que utiliza cada departamento. Para ampliar las capacidades de integración en las empresas, Google actualiza Workspace Studio, introduciendo plantillas avanzadas, creadores de activadores y pasos personalizados, conectores de terceros y soporte para webhooks.
1. Iniciadores y pasos personalizados para lógica avanzada
Diseñar procesos a medida requiere flexibilidad técnica. Para responder a necesidades operativas complejas, Workspace Studio permite construir componentes adaptados a la infraestructura de tu empresa:
- Iniciadores personalizados: Crea y publica activadores personalizados en tiempo real para ejecutar flujos de trabajo basados en eventos provenientes de otras aplicaciones.
- Pasos personalizados: Diseña y ejecuta lógica personalizada (por ejemplo, utilizando Google Apps Script) para adaptar las acciones de los flujos a las reglas de negocio más avanzadas de tu organización.
2. Integraciones nativas de terceros
Las operaciones modernas no dependen exclusivamente de una sola suite de software. Para evitar la fragmentación de datos, Workspace Studio suma integraciones nativas con aplicaciones de terceros, permitiendo que las acciones y desencadenadores ejecuten tareas directamente en sistemas externos sin salir del entorno de Google.
Entre las integraciones destacadas que menciona la plataforma se encuentran:
- Asana
- Confluence
- Hubspot
- Jira
- Mailchimp
- Quickbooks
- Salesforce
- Slack
3. Webhooks: Conexión universal con cualquier sistema
Para aquellas herramientas que no cuentan con una integración nativa o para sistemas propietarios desarrollados a la medida dentro de la empresa, Workspace Studio añade soporte para Webhooks.
Gracias a los webhooks, cualquier plataforma externa puede enviar una señal HTTP para iniciar un flujo de trabajo en Google Workspace (Incoming Webhooks), o bien, un paso en Workspace Studio puede enviar información en tiempo real hacia una API externa (Outgoing Webhooks). Esto abre la puerta a automatizaciones complejas, tales como conectar un sistema de facturación local, un ERP o una base de datos interna con el ecosistema en la nube de Google.
Requisitos de la cuenta y administración
Estas capacidades avanzadas de automatización e integración requieren licencias compatibles de Google Workspace y están sujetas a los controles de seguridad de la organización:
Licencias compatibles Google Workspace
- Business: Starter, Standard y Plus
- Enterprise: Standard y Plus
- Educación: Fundamentals, Standard y Plus
- Complementos: Google AI Pro for Education; Teaching and Learning, Acceso ampliado a la IA
*La funcionalidad de lista de URL permitidas de webhook está disponible para Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus.
Controles administrativos
- Estas funciones están DESACTIVADAS de forma predeterminada. Los administradores pueden habilitarlas en la Consola de administración de Workspace, en Aplicaciones > Google Workspace > Workspace Studio:
- Configuración de pasos personalizados
- Configuración de integración
- Configuración de webhook
- Los administradores pueden cambiar los requisitos de aprobación humana en la Consola de administración de Workspace, en Aplicaciones > Google Workspace > Workspace Studio > Aprobaciones. Los pasos personalizados y la integración tienen su propia configuración de aprobación, mientras que los webhooks respetan la configuración de aprobación de los pasos confidenciales.
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