A veces, encontrar la información correcta rápidamente o mantener todos los archivos importantes y carpetas de proyectos organizados en un solo lugar puede marcar la diferencia entre crecer como empresa o quedarse atrás. Hay muchísimos ejemplos excelentes de cómo las pequeñas empresas de todo el mundo utilizan Google Workspace y herramientas como Google Drive para impulsar sus negocios.
Aquí hay cinco formas en las que tu pequeña empresa puede usar Drive para prosperar:
1. Ponte al día con tus proyectos importantes en segundos con Gemini en Drive
En lugar de revisar manualmente cientos de archivos y carpetas para obtener información sobre un proyecto, usa Gemini en Drive para obtener un resumen de un documento extenso o de una carpeta completa. Incluso puedes hacerle preguntas específicas a Gemini sobre una carpeta , como “¿Cuál fue el presupuesto para la campaña de redes sociales del último trimestre?”, lo que facilita obtener la información correcta sin tener que revisar todos tus documentos.
2. Encuentra los archivos correctos cuando busques con Gemini en Drive
Si tienes muchos archivos pero no recuerdas el contenido de cada documento, Gemini puede ayudarte a encontrar el archivo correcto. Si tienes prisa por encontrar una presentación o tus notas antes de una reunión, puedes usar Gemini en el panel lateral de Drive para encontrar rápidamente el archivo que necesitas con una simple instrucción. Simplemente inicia la búsqueda con algo como “Buscar mis formularios de impuestos 941 y 1040” o “Muéstrame la presentación sobre mi estrategia de Google Ads para 2026” y tendrás los archivos listos en segundos.
3. Redacta y firma contratos sin esfuerzo con la firma electrónica
En lugar de usar varias aplicaciones para redactar un contrato, enviarlo para recopilar firmas y luego volver a subir la copia final para almacenarla, puedes hacerlo todo en Google Drive. Puedes subir fácilmente contratos en PDF a Drive o redactar nuevos contratos en Documentos, guardarlos como plantillas reutilizables y recopilar firmas e información adicional de los firmantes (por ejemplo, cargos). Ahora todos tus proveedores, fabricantes, clientes y empleados pueden renovar sus contratos rápidamente y sin problemas.
4. Mantén tus archivos de proyecto organizados y colaborativos con una unidad compartida
Mantener los archivos de un proyecto organizados puede ser complicado, especialmente si tus empleados o contratistas dejan la empresa y ya no tienes acceso a todos sus archivos. Usar una unidad compartida para proyectos y equipos garantiza que seguirás teniendo acceso a los archivos, incluso si sus creadores dejan la organización, ya que los archivos de la unidad compartida pertenecen al equipo y no a una sola persona. Por lo tanto, si un gerente deja la empresa después de crear los documentos de incorporación, los archivos seguirán estando disponibles para un fácil acceso si están almacenados en una unidad compartida.
5. Escanea tus documentos en papel y accede a ellos desde cualquier lugar con la aplicación móvil de Google Drive
El escáner de Google Drive es una forma sencilla de mantener tus documentos organizados y accesibles desde cualquier lugar. Disponible en la app móvil de Google Drive, convierte recibos, notas y documentos de varias páginas en archivos PDF para guardarlos y compartirlos fácilmente. Incluso puedes buscar los PDF subidos en Drive para encontrar rápidamente un recibo escaneado de un viaje de negocios cuando estés listo para enviar tus gastos.
Google Drive ofrece una forma potente y optimizada de gestionar información, colaborar eficazmente y aumentar la productividad. Es más que un simple almacenamiento de archivos; es un centro central para que tu pequeña empresa se mantenga organizada. Transforma tu forma de trabajar con Drive para liberar tiempo y recursos valiosos y concentrarte en lo que realmente importa: el crecimiento de tu negocio.
En G Nerd, te ayudamos a configurar y capacitar a tu equipo para sacar el máximo provecho de estas herramientas. No dejes que tu empresa se quede atrás.
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